Werken met vrijwilligers

Alleen feitelijke verenigingen, vzw's, lokale afdelingen van koepels, stichtingen van openbaar nut, openbare instellingen en internationale vzw's mogen vrijwilligers inschakelen.

Informatieplicht

Als organisatie ben je verplicht om de volgende informatie mee te delen aan de vrijwilliger:

  • de doelstelling van de organisatie;
  • het juridisch statuut van de organisatie (vzw, openbare instelling, feitelijke vereniging...);
  • de verzekeringen die werden afgesloten voor vrijwilligers (zie gratis verzekering voor vrijwilligerswerk);
  • de kostenvergoeding die de organisatie voorziet;
  • de geheimhoudingsplicht van de vrijwilliger;

Op www.vlaanderenvrijwilligt.be kan je steeds terecht voor meer info.

Verzekeringsplicht

Het risico dat een vrijwilliger loopt, moet door de organisatie waarvoor het werk wordt verricht, worden verzekerd. De vrijwilligerswet maakt vrijwilligers immuun. Dat betekent dat de organisatie aansprakelijk is wanneer een vrijwilliger schade veroorzaakt.

Deze organisaties hebben verzekeringsplicht:

  • vzw's
  • koepelorganisaties en hun afdelingen
  • openbare besturen
  • feitelijke verenigingen met personeel

Feitelijke verenigingen zonder koepel en zonder personeel hebben géén verzekeringsplicht. Hun vrijwilligers zijn dan ook niet immuun.

Wanneer een vrijwilliger telkens dezelfde fout of een zware fout maakt of bedrog pleegt, dan kan die zelf aansprakelijk worden gesteld bij schade. 

Je kan alles nalezen op de website van het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk.

Onder bepaalde voorwaarden kan je vrijwilligers ook gratis verzekeren.

Kostenvergoedingen

Vrijwilligers mogen geen loon ontvangen, maar wel een kostenvergoeding. Als organisatie beslis je zelf of je de kosten van je vrijwilligers vergoedt. Een vrijwilliger kan een forfaitaire of een reële kostenvergoeding krijgen.

Forfaitaire kostenvergoeding

Bij een forfaitaire kostenvergoeding hoeft een vrijwilliger geen bewijsstukken van de gemaakte kosten te hebben. De forfaitaire kostenvergoeding kan maximum 34,71 euro per dag en maximum 1388,40 euro per jaar bedragen.

Als organisatie leg je een nominatieve lijst per jaar aan met de gegevens van de vrijwilligers die een forfaitaire kostenvergoeding krijgen, de dag waarop ze die kregen en het bedrag. De uitbetaalde kostenvergoedingen worden in de boekhouding ingeschreven als werkingskosten. Stel zeker geen fiscale fiches op voor vrijwilligers: dan beschouwt de fiscus de bedragen als inkomen en moet er belasting op betaald worden.

Reële kostenvergoeding

Bij een reële kostenvergoeding betaal je kosten terug op basis van bewijsstukken, zoals kassatickets, facturen of kostennota's. Er is geen bovengrens, maar overdrijf zeker niet.

Als organisatie bewaar je de bewijsstukken en registreer je aan wie de kosten zijn terugbetaald. Ook reële kostenvergoedingen schrijf je in als werkingskosten en zijn net als forfaitaire kostenvergoedingen vrijgesteld van belastingen. Ook hier geldt dat je geen fiscale fiches mag opstellen.

Kilometervergoeding

Je bepaalt als organisatie zelf of en aan welk tarief je de gemaakte kilometers aan je vrijwilligers terugbetaalt. Ritten met de wagen, motor, bromfiets en de fiets worden bewezen aan de hand van kostennota’s.

Je mag maximaal deze kilometervergoedingen aan je vrijwilligers betalen:

Wagen, motor, bromfiets: 0,3653 euro per kilometer. Opgelet: je kan geen kilometervergoeding geven aan vrijwilligers die een voertuig van de organisatie gebruiken.

Fiets: 0,24 euro per kilometer.

Wie zich te voet verplaatst, kan geen kilometervergoeding krijgen. Een vrijwilliger die het openbaar vervoer gebruikt, kan de prijs van het vervoersbewijs terugbetaald krijgen.

Combineren vergoedingen

De combinatie van een kilometervergoeding met andere reële kostenvergoedingen vormt geen enkel probleem.

Maar een forfaitaire kostenvergoeding kan maximaal gecombineerd worden met een kilometervergoeding van 2000 km. Uitzondering: wanneer het gaat om een activiteit waarbij personen worden vervoerd, dan geldt die beperking niet. In dat geval kan je dus een forfaitaire kostenvergoeding geven en een onbeperkt aantal kilometers vergoeden.

Meer info over vergoedingen voor vrijwilligers vind je op de website van het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk.

Vrijwilligers vinden

  • Informeer je vrienden en kennissen, spreek mensen aan op buurtfeesten, vraag mensen in je directe omgeving of ze interesse hebben in vrijwilligerswerk of stel voor dat ze eens een keer komen helpen.
  • Schrijf een goede vrijwilligersvacature en plaats die in het ledenblad of op de website van de organisatie, deel de vacature via de facebookpagina van je organisatie en/of contacteer andere organisaties.
  • Plaats een vacature op www.vrijwilligerswerk.be. Je vacature verschijnt dan ook in de vacaturebank.

Lukt het niet je vacature zelf online te plaatsen? Vul dan het formulier vrijwilligersvacature in en stuur het naar de Dienst Sociaal Welzijn, Stadsplein 1, 3600 of mail het naar sociaal.welzijn@genk.be.

Vrijwilligers motiveren

  • Leer de vrijwilliger goed kennen, toon interesse voor het leven van de vrijwilliger, ga regelmatig na of hij/zij het werk nog leuk vindt en toon appreciatie.
  • Geef de vrijwilliger haalbare taken.
  • Zorg ervoor dat de taken aansluiten bij de motivatie en de talenten van de vrijwilliger (laat bijvoorbeeld iemand die sociaal contact zoekt taken in groep verrichten, geef iemand die werkervaring wil opdoen nieuwe uitdagende taken).
  • Geef de vrijwilliger verantwoordelijkheid en inspraak.
  • Organiseer een teambuilding, een etentje of een dankmoment voor de vrijwilligers.