GENERIEKE FUNCTIEBESCHRIJVING
A. ALGEMEEN FUNCTIEPROFIEL
1. Link met de missie
- Bijdragen tot de doelstellingen van de eigen dienst of dienstonderdeel. Voor meer informatie over de beleidsdomeinen wordt verwezen naar het strategisch meerjarenplan van de stad Genk.
2. Plaats in de organisatie
Handelt resultaatgericht m.b.t. de verschillende activiteiten op het operationeel niveau van een dienst of dienstonderdeel en legt verantwoording af aan het diensthoofd, het afdelingshoofd of de directeur.
3.Kernactiviteit
Resultaatgericht handelen m.b.t.:
- het opstellen van gespecialiseerde dossiers en/of klassementen eigen aan de dienst, met verantwoordelijkheid voor het eigen takenpakket
- alle aspecten van het (gespecialiseerde) werkdomein
- projectmatige opdrachten
- diverse tekstverwerkingstaken
- gespecialiseerde berekeningen (in de diensten waar dit van toepassing is)
- (nieuwe) opdrachten en (gespecialiseerde) wetgeving die van toepassing zijn voor de dienst
- beheer en opvolging van eigen documentatiemateriaal (reglementering, tijdschriften,…)
- opdrachten in geautomatiseerde bestanden
- het verstrekken van beleidsadvies inzake de dienstaangelegenheden waarvoor bevoegd
- het formuleren van doelstellingen (missie-visie)
M.b.t. bovenstaande opdrachten:
- deelnemen aan interne en externe werkgroepen en overlegorganen
- zich informerenf.v. de wetgeving in een ruim kader, blijft op de hoogte van nieuwe technieken en inzichten i.v.m. specifieke en relevante materies
- rapporteren over specifieke dienstgerichte aangelegenheden aan het diensthoofd, het afdelingshoofd, de directeur, de leden van het managementteam
- opstellen van dossiers, verslagen, ed. m.b.t. de gespecialiseerde dienstgerichte aangelegenheden
- adviseren over dienstgerichte aangelegenheden aan het diensthoofd, het afdelingshoofd, de directeur, de leden van het managementteam, andere diensthoofden en/of burgers/cliënten.
Binnen de functionele loopbaan zullen de verantwoordelijkheid en de moeilijkheidsgraad van het werk toenemen.
4. Kwalificatievereisten
De vakinhoudelijke en/of fysieke vaardigheden
- Heeft goede kennis van sector/dienstgebonden wetgeving, in interpretatie ervan en van andere dienstgebonden reglementeringen
- Beheerst gespreks- en vergadertechnieken
- Heeft (zeer) goede communicatieve en sociale vaardigheden
- Is empatisch en diplomatisch
- Is werkdrukbestendig, kan nauwgezet en planmatig werken, ongeacht de tijdsdruk
- Werkt ordelijk en stipt
- Is creatief
- Staat open voor innovatie
- Is bereid tot samenwerken en kan werken in teamverband
- Past relevante automatiseringsmogelijkheden toe
- Behandelt dossiers klantvriendelijk (correct doch niet stug)
- Neemt een positieve houding aan t.a.v. diversiteit en non-discriminatie
- Werkt voltijds
- Is niet gebonden aan een vast werk- en uurschema
B. ALGEMEEN COMPETENTIEPROFIEL
Deze functiehouder wordt geëvalueerd op basis van de competenties 1 t.e.m. 13, LS1 en LS2.
Per functie worden 5 kerncompetenties vastgelegd. Voor de functie van ‘stafmedewerker Bv-niveau’ worden 3 gemeenschappelijke kerncompetenties vermeld in het algemeen competentieprofiel. De overige 2 specifieke kerncompetenties worden opgenomen in de specifieke functiebeschrijving. Voor meer informatie over deze competenties wordt verwezen naar het competentiewoordenboek van de stad.
- 1. Vakkennis
- 7. Inzet en verantwoordelijkheid
- LS1. Strategisch inzicht
C. SPECIFIEK FUNCTIEPROFIEL
CONSULENT (STAFMEDEWERKER) EVENEMENTEN (Secr. 06.04.2011)
1. Specifieke link met de missie
Zie beleidsdomein ‘beleven’.
Voor meer informatie over dit beleidsdomein wordt verwezen naar het strategisch meerjarenplan van de stad Genk
2. Specifieke plaats in de organisatie
Handelt resultaatgericht op operationele niveau van de cel Evenementen van de Dienst Toerisme & Evenementen en legt verantwoording af aan de coördinator evenementen en het afdelingshoofd toerisme en evenementen.
3. Specifieke kernactiviteiten
Deze kernactiviteiten zijn bijkomend aan deze vermeld in het algemeen functieprofiel.
- Beschikken over een visie mbt de rol van evenementen in de ontwikkeling van een centrumstad
- het verlenen van ondersteuning bij de uittekening van het evenementenbeleid van de Stad Genk
- het ontwikkelen van concepten voor de toegewezen onderdelen van het evenementenaanbod van de Stad Genk
- de organisatie van de evenementen waarvoor de eindverantwoordelijkheid aan hem/haar toegewezen wordt: hiertoe behoren de programmatie van het evenement, de logistieke organisatie, de administratieve afhandeling, het financieel beheer, de promotie, de coördinatie, de aansturing van de eventmedewerkers, …
- het uitbouwen van samenwerkingsverbanden en relevante netwerken
- de coördinerende aanwezigheid tijdens het verloop van het evenement
- prospectie, verkenning van programmatiemogelijkheden, organisatieconcepten,…
- het beheren en up-to-date houden van digitale communicatiekanalen/nieuwe media voor eigen evenementen
- het verlenen van ondersteuning bij de voorbereiding, uitvoering,… van de andere onderdelen van het evenementenprogramma
- voeling hebben met de diverse doelgroepen die aangesproken dienen te worden met het evenementenbeleid (jongeren, breed publiek, bovenregionaal, …)
4. Specifieke kwalificatievereisten
Specifieke vakinhoudelijke en/of fysieke vaardigheden
- heeft visie en inzicht in de rol van evenementen voor een centrumstad en kan dit vertalen in hedendaagse (kleinere en grotere) eventconcepten
- kan een strategie ontwikkelen mbt het evenementenbeleid van de stad
- is creatief en enthousiast en kan dit overbrengen op collega’s en externen
- heeft inzicht in het ontwikkelen van concepten voor evenementen
- heeft inzicht in de diverse aspecten van evenementorganisatie: programmatie, organisatie, coördinatie, administratief beheer, financieel beheer, promotie,…
- evoluties, trends,… op gebied van evenementen,.. opvolgen en kunnen vertalen in beleidsvoorstellen en acties en deze kunnen implementeren
- beschikt over zeer sterke organisatievaardigheden
- beschikt over projectmanagementvaardigheden
- heeft kennis van relevante informatica en mediatoepassingen
- beschikt over goede communicatie- en onderhandelingsvaardigheden
- bezit een diplomatische ingesteldheid
- kan samenwerkingsverbanden en partnerschappen uitbouwen
- bezit een innovatieve en ondernemende ingesteldheid
- heeft een flexibele ingesteldheid
- is bereid tot avond – en weekendwerk
5. Specifiek competentieprofiel
Hieronder zijn de kerncompetenties voor het uitoefenen van de functie voorzien. Voor meer informatie over deze competenties wordt verwezen naar het competentiewoordenboek van de stad.
- 1. Vakkennis
De medewerker beschikt over de technische, inhoudelijke administratieve of andere gespecialiseerde kennis, noodzakelijk voor het uitoefenen van de functie.
De hoeveelheid kennis staat in relatie tot de periode, waarin de persoon deze functie uitoefent.
De individuele inspanningen om nieuwe vaardigheden aan te leren en op de hoogte te blijven van nieuwe ontwikkelingen binnen de functie worden hierbij ook in rekening gebracht.
Beheerst het eigen takkenpakket.
Heeft een duidelijk zicht op het takenpakket en de doelstellingen van de dienst en draagt bij tot de realisatie ervan.
Kent de relevante reglementering, richtlijnen, werkmethodes en procedures van de dienst en de organisatie.
Schoolt zich voldoende bij om de vakkennis op peil te houden en past ze toe in het werkveld.
- 3. Systematisch werken/werkorganisatie
De medewerker plant efficiënt opdrachten, organiseert en voert uit, rekening houdend met het tijdsgebruik van de medewerker en de mogelijkheden waarover hij/zij beschikt. De medewerker kan zich houden aan deadlines, de dagelijkse taken onder controle houden en kan zijn/haar prioriteiten stellen i.f.v. dringende gevallen en objectieven van de organisatie.
Pakt eerst de belangrijkste en dringendste opdrachten aan.
Houdt rekening met de nodige uitvoeringstijd.
Werkt resultaatgericht (werkt met duidelijke doelen, timing, enz.).
Werkt in teamverband.
Speelt in op wijzigende omstandigheden.
- 5. Communicatie/initiatieven
De medewerker verbetert voortdurend en neemt initiatieven die gericht zijn op kwaliteit en resultaat.
Ziet zelf problemen/opportuniteiten binnen zijn functie en dienst en speelt hierop gepast in.
Wacht niet op nieuwe opdrachten.
Doet voorstellen tot verbetering (brengt ideeën, oplossingen, … aan).
Informeert zich via de bestaande informatiekanalen.
Is communicatief naar burgers, chefs en collega’s.
- 7. Inzet en verantwoordelijkheid
De medewerker engageert zich in de functie en neemt verantwoordelijkheid op t.a.v. het geleverde werk en situaties, die zich voordoen in de organisatie.
Toont enthousiasme en bereidwilligheid en participeert actief.
Neemt verantwoordelijkheid op voor het eigen takenpakket.
Neemt verantwoordelijkheid op t.a.v. de taken van de dienst (bv. bij afwezigheid van de chef).
Laat dingen niet op hun beloop maar grijpt, indien nodig, tijdig in.
- LS1. Strategisch inzicht
Deze medewerker is in staat om de sterke en zwakke punten van de afdeling en zijn werkdomein aan te geven en om strategische, tactische en operationele doelstellingen te formuleren.
Deze medewerker geeft richting aan de organisatie, kan de lijnen uitzetten en getuigt van een duidelijke visie.
Formuleert de doelstellingen (missie-visie) van zijn/haar dienst(en), evalueert en draagt bij tot de realisatie ervan.
Heeft een voldoende eigen toekomstgerichte visie en inzicht voor het (de) beleidsdomein(en) waarvoor bevoegd.
Verstrekt deskundig beleidsadvies inzake de dienstaangelegenheden, waarvoor hij/zij bevoegd is.