GENERIEKE FUNCTIEBESCHRIJVING
ALGEMEEN FUNCTIEPROFIEL
1. Link met de missie
Bijdragen tot de doelstellingen van de eigen dienst. Voor meer informatie over de beleidsdomeinen wordt verwezen naar het strategisch meerjarenplan van de stad Genk.
2. Plaats in de organisatie
Coördineert de verschillende activiteiten op het tactisch niveau van een dienst en legt verantwoording af aan de directeur of het afdelingshoofd.
3. Kernactiviteit
Coördineren, leidinggeven (coachen), resultaatgericht en systematisch handelen m.b.t.:
- alle aspecten van de dienst
- de werkzaamheden en de werkomstandigheden van de dienst
- projectmatige opdrachten
- het budget en de meerjarenplanning van de dienst.
M.b.t. bovenstaande opdrachten:
- deelnemen aan interne en externe werkgroepen en overlegorganen
- zich informerenf.v. de wetgeving in een ruim kader, blijft op de hoogte van nieuwe technieken en inzichten i.v.m. specifieke en relevante materies
- rapporteren over specifieke dienstgerichte aangelegenheden aan het afdelingshoofd, de directeur, de algemeen directeur, het bestuur, de leden van het managementteam
- adviseren over dienstgerichte aangelegenheden aan het afdelingshoofd, de directeur, de algemeen directeur, het bestuur, de leden van het managementteam, andere diensthoofden
Binnen de functionele loopbaan zullen de verantwoordelijkheid en de moeilijkheidsgraad van het werk toenemen.
4. Kwalificatievereisten
De vakinhoudelijke en/of fysieke vaardigheden
- Heeft interesse voor het brede domein van personeelsbeleid en competentiemanagement
- Heeft goede kennis van sector/dienstgebonden wetgeving in interpretatie ervan en van andere dienstgebonden reglementeringen
- Beheerst gespreks- en vergadertechnieken
- Beheerst de technieken van coachend leidinggeven
- Heeft (zeer) goede communicatieve en sociale vaardigheden (inclusief voor het voeren van evaluatiegesprekken voor leidinggevenden)
- Is empatisch en diplomatisch
- Is werkdrukbestendig, kan nauwgezet en planmatig werken, ongeacht de tijdsdruk
- Werkt ordelijk en stipt
- Is creatief
- Staat open voor innovatie
- Lost conflictsituaties op
- Staat in voor de goede werksfeer binnen de dienst
- Past relevante automatiseringsmogelijkheden toe
- Behandelt dossiers klantvriendelijk (correct doch niet stug)
- Neemt een positieve houding aan t.a.v. diversiteit en non-discriminatie
- Werkt voltijds
- Is niet gebonden aan vast werk- en uurschema
- Voert een beleid m.b.t. welzijn van werknemers bij de uitvoering van hun werk
ALGEMEEN COMPETENTIEPROFIEL
Deze functiehouder wordt geëvalueerd op basis van de competenties 1 t.e.m. 13, LS1, LS2, L3 en L4. Hieronder zijn de kerncompetenties voor het uitoefenen van de functie voorzien. Voor meer informatie over deze competenties wordt verwezen naar het competentiewoordenboek van de stad.
-1. Vakkennis
De medewerker beschikt over de technische, inhoudelijke administratieve of andere gespecialiseerde kennis, noodzakelijk voor het uitoefenen van de functie.
De hoeveelheid kennis staat in relatie tot de periode, waarin de persoon deze functie uitoefent.
De individuele inspanningen om nieuwe vaardigheden aan te leren en op de hoogte te blijven van nieuwe ontwikkelingen binnen de functie worden hierbij ook in rekening gebracht.
Beheerst het eigen takkenpakket.
Heeft een duidelijk zicht op het takenpakket en de doelstellingen van de dienst en draagt bij tot de realisatie ervan.
Kent de relevante reglementering, richtlijnen, werkmethodes en procedures van de dienst en de organisatie.
Schoolt zich voldoende bij om de vakkennis op peil te houden en past ze toe in het werkveld.
-3. Systematisch werken/werkorganisatie
De medewerker plant efficiënt opdrachten, organiseert en voert uit, rekening houdend met het tijdsgebruik van de medewerker en de mogelijkheden waarover hij/zij beschikt. De medewerker kan zich houden aan deadlines, de dagelijkse taken onder controle houden en kan zijn/haar prioriteiten stellen i.f.v. dringende gevallen en objectieven van de organisatie.
Pakt eerst de belangrijkste en dringendste opdrachten aan.
Houdt rekening met de nodige uitvoeringstijd.
Werkt resultaatgericht (werkt met duidelijke doelen, timing, enz.).
Werkt in teamverband.
Speelt in op wijzigende omstandigheden.
- 8. Aanpassingsvermogen/flexibiliteit/werkdrukbestendigheid
De medewerker kan zich aanpassen aan wisselende werkcondities en situaties, aan variaties in de werkinhoud, het volume aan werk, de werkomstandigheden (collega’s, infrastructuur, regels, enz.).
De medewerker kan zich aanpassen aan vernieuwingen (bv. in werkmethodes) en veranderingen in de organisatie.
Past zich vlot aan en gaat om met gewijzigde omstandigheden (omgeving, taken, enz.).
Blijft doelmatig en effectief handelen in situaties van verhoogde druk.
Verandert de aanpak of past de planning aan in functie van tijdsdruk, dringende vragen of behoeften.
- LS1. Strategisch inzicht
Deze medewerker is in staat om de sterke en zwakke punten van de afdeling en zijn werkdomein aan te geven en om strategische, tactische en operationele doelstellingen te formuleren.
Deze medewerker geeft richting aan de organisatie, kan de lijnen uitzetten en getuigt van een duidelijke visie.
Formuleert de doelstellingen (missie-visie) van zijn/haar dienst(en), evalueert en draagt bij tot de realisatie ervan.
Heeft een voldoende eigen toekomstgerichte visie en inzicht voor het (de) beleidsdomein(en) waarvoor bevoegd.
Verstrekt deskundig beleidsadvies inzake de dienstaangelegenheden, waarvoor hij/zij bevoegd is.
- LS2. Organiseren
De medewerker is in staat om de toegewezen middelen van de dienst – menselijk potentieel en materieel – optimaal en reglementair in te zetten. Hij/zij plant de werkzaamheden en zorgt voor een goede werkverdeling onder de medewerkers. Hij/zij zorgt ervoor dat interne en externe communicatie goed verloopt.
Wendt de toegewezen middelen van de dienst - menselijk potentieel en materiële middelen - optimaal aan.
Zorgt voor een goede communicatie binnen de dienst en naar buiten.
Stemt de werkaanpak van de eigen organisatie af op de werkaanpak en/of verwachtingen van andere betrokken partijen.
Stuurt, indien nodig, processen bij om zo de efficiëntie en/of de kwaliteit te verhogen.
Rapporteert degelijk aan de hogere chef en het beleid over de aangelegenheden waarvoor hij/zij verantwoordelijk is.
- L3. Leiderschap
De leidinggevende stuurt zijn/haar medewerkers en delegeert op een deskundige wijze.
De leidinggevende draagt zorg voor een goede werking in het team.
De leidinggevende is geïnteresseerd in het welzijn van de medewerkers.
Heeft regelmatig werkoverleg en volgt het werkproces op.
Geeft richting en sturing aan een groep.
Is besluitvaardig.
Zorgt voor een kwaliteitsvolle evaluatie van medewerkers.
Volgt afspraken op het afgesproken moment op.
Delegeert met de nodige opvolging.
Is empatisch.
SPECIFIEK FUNCTIEPROFIEL
DIENSTHOOFD ZAKELIJK-OPERATIONEEL MANAGER C-MINE (A.D. XX/09/2021)
1. Specifieke link met de missie
Zie beleidsdomein ‘beleven’.
Voor meer informatie over de beleidsdomeinen wordt verwezen naar het strategisch meerjarenplan van de stad Genk.
2. Specifieke plaats in de organisatie
C-mine is sinds 2010 actief als aantrekkingspool voor kunstenaars, onderzoekers, ondernemers, studenten, bewoners en bezoekers. De creatieve site ontwikkelt een jaarrond, multidisciplinair artistiek programma voor een divers doelpubliek. In een wereld waar zowel fysieke als mentale ruimte onder druk staan of zelfs dreigen te verdwijnen, zullen dergelijke sites meer en meer aan belang winnen. Gebaseerd op die overtuiging transformeert C-mine momenteel onder nieuwe artistieke leiding tot een site in een stad waar kunstenaars en hun publiek de fysieke en mentale ruimte krijgen om er, geïnspireerd door het verleden, toekomsten te verbeelden.
De zakelijk/operationeel manager is iemand die organisatorische uitdagingen niet schuwt, maar verfrissende inzichten kan binnenbrengen en dat zowel in de organisatie van de back- als frontoffice. De persoon in kwestie is een teamplayer en heeft ervaring in het aansturen van grote, diverse teams. Werkt in samenwerking met de Directeur-Intendant aan de volgende strategische positioneringsstappen van de C-mine site. De zakelijk/operationeel manager heeft een hoge mate van autonomie en rapporteert aan de Directeur-Intendant die de eindverantwoordelijkheid heeft.
3. Specifieke kernactiviteit
Als manager zet je een coherent zakelijk beleid neer. Je bent verantwoordelijk voor het financieel en administratief beleid en beheer, het toegepast HR-beleid, logistiek en exploitatie. Je coördineert de dagelijkse werking. Je wordt bijgestaan door een zakelijk medewerker, ondersteunend administratief personeel en de betrokken stedelijke diensten. Je vertegenwoordigt C-mine eveneens in een aantal overlegorganen en neemt bestuurlijke taken op bij structurele partners.
Financieel en administratief management:
- Je staat in voor het financieel en administratief beheer. Je maakt de begrotingen en de afrekeningen op, waakt over de werkingsbudgetten en investeringen, gaat op zoek naar bijkomende financiering en volgt beleidsmatige evoluties op.
- Je staat in voor de opmaak en gunning van bestekken voor de uitvoering van werken of opdrachten, en dit rekening houdend met de wetgeving op de overheidsopdrachten.
- Je neemt een voortrekkersrol in het schrijven van de zakelijke aspecten van subsidiedossiers, jaarverslagen en verantwoordingsdossiers,
- Je staat in voor de onderhandelingen en contracten met coproducenten,
- Je zorgt, samen met je ondersteunend team, voor de financieel-administratieve afhandeling van muziek-, dans- of theaterproducties, tournees en de receptieve, sociaal-artistieke en educatieve werking,
- Je doet het voorbereidend en rapporteerwerk voor de Directeur-Intendant
HR:
- Je bent de coördinator van de dagelijkse werking en bent het eerste aanspreekpunt voor personeelsmatige kwesties.
- In tandem met de Directeur-Intedant werk je aan het toekomstig organisatiemodel.
- Je verzorgt de contacten met de HR-dienst i.s.m. de medewerker personeelsadministratie.
- Het HR beleid gebeurt in overeenstemming met de strategische artistieke plannen opgesteld door de Directeur-Intendant.
Infrastructuur:
- Je draagt zorgt voor een goede beheer en exploitatie van de C-mine infrastructuur, en dit in samenwerking met de bevoegde medewerkers
Externe relaties :
- Je volgt voor wat de zakelijke aspecten betreft nauwgezet de beleidsontwikkelingen binnen de kunsten op en neemt in functie hiervan deel aan verschillende adviesraden en sectoraal overleg, zowel op lokaal, regionaal als op (inter)nationaal niveau.
4. Specifieke kwalificatievereisten
Specifieke vakinhoudelijke en/of fysieke vaardigheden
- Je wenst deel uit te maken van een project op lange termijn
- Je hebt een hart voor de kunsten en erfgoed
- Je ben een enthousiasmerend manager, die samen met de Directeur Intendant een businessplan voor een artistieke organisatie in een unieke setting waaraan eigen ambities verbonden zijn, kan uitzetten en de realisatie ervan kan managen
- Je kan abstracte plannen en ambities mee helpen vertalen in concrete doelstellingen en acties
- Je hebt een goede kennis van administratieve en financiële processen, bij voorkeur in de culturele sector
- Aantoonbare ervaring in het leiden of coördineren van organisaties in transitie is een pluspunt
- Je hebt zakelijke kennis van het professionele culturele veld en hebt relevante, aantoonbare ervaringen
- Je bent een goede communicator en kan het team mee aansturen en motiveren
- Je wil je inzetten voor een faire vergoeding van kunstenaars en cultuurwerkers
- Je bent ondernemend, hands on en hebt verantwoordelijkheidszin
- Je bent pragmatisch en denkt en handelt oplossingsgericht binnen de gegeven mogelijkheden
- Je spreekt en schrijft Nederlands, alle andere talen zijn een pluspunt.