Vrijwilligers mogen geen loon ontvangen, maar wel een kostenvergoeding. Als organisatie beslis je zelf of je de kosten van je vrijwilligers vergoedt. Een vrijwilliger kan een forfaitaire of een reële kostenvergoeding krijgen.
Forfaitaire kostenvergoeding
Bij een forfaitaire kostenvergoeding hoeft een vrijwilliger geen bewijsstukken van de gemaakte kosten te hebben. De forfaitaire kostenvergoeding kan maximaal 40,67 euro per dag en maximaal 1626,77 euro per jaar bedragen.
Voor vrijwilligers in de sportsector, nachtoppas, dagoppas bij hulpbehoevende personen en niet-dringend liggend ziekenvervoer is de maximale forfaitaire kostenvergoeding vastgesteld op 2987,70 euro per jaar en 40,67 euro per dag.
Vrijwilligers die in de zorgsector actief zijn, mogen per jaar het verhoogde bedrag van 4067,05 euro aan forfaitaire kostenvergoedingen ontvangen. Opgelet: dat geldt enkel voor vrijwilligers die actief waren tussen 1 januari en 31 maart 2023.
Als organisatie leg je een nominatieve lijst per jaar aan met de gegevens van de vrijwilligers die een forfaitaire kostenvergoeding krijgen, de dag waarop ze die kregen en het bedrag. De uitbetaalde kostenvergoedingen worden in de boekhouding ingeschreven als werkingskosten. Stel zeker geen fiscale fiches op voor vrijwilligers: dan beschouwt de fiscus de bedragen als inkomen en moet er belasting op betaald worden.
Reële kostenvergoeding
Bij een reële kostenvergoeding betaal je kosten terug op basis van bewijsstukken, zoals kassatickets, facturen of kostennota's. Er is geen bovengrens, maar overdrijf zeker niet.
Als organisatie bewaar je de bewijsstukken en registreer je aan wie de kosten zijn terugbetaald. Ook reële kostenvergoedingen schrijf je in als werkingskosten en zijn net als forfaitaire kostenvergoedingen vrijgesteld van belastingen. Ook hier geldt dat je geen fiscale fiches mag opstellen.
Kilometervergoeding
Je bepaalt als organisatie zelf of en aan welk tarief je de gemaakte kilometers aan je vrijwilligers terugbetaalt. Ritten met de wagen, motor, bromfiets en de fiets worden bewezen aan de hand van kostennota’s.
Je mag maximaal deze kilometervergoedingen aan je vrijwilligers betalen:
Wagen, motor, bromfiets: 0,4237 euro per kilometer. Die grens geldt van 1 juli tot en met 30 september 2023. Opgelet: je kan geen kilometervergoeding geven aan vrijwilligers die een voertuig van de organisatie gebruiken.
Fiets: 0,25 euro per kilometer.
Wie zich te voet verplaatst, kan geen kilometervergoeding krijgen. Een vrijwilliger die het openbaar vervoer gebruikt, kan de prijs van het vervoersbewijs terugbetaald krijgen.
Combineren vergoedingen
De combinatie van een kilometervergoeding met andere reële kostenvergoedingen vormt geen enkel probleem.
Maar een forfaitaire kostenvergoeding kan maximaal gecombineerd worden met een kilometervergoeding van 2000 km. Uitzondering: wanneer het gaat om een activiteit waarbij personen worden vervoerd, dan geldt die beperking niet. In dat geval kan je dus een forfaitaire kostenvergoeding geven en een onbeperkt aantal kilometers vergoeden.
Vrijwilligers die op verschillende plekken vrijwilligen, mogen ook de forfaitaire kostenvergoeding en de kilometervergoeding combineren.
Meer info over vergoedingen voor vrijwilligers vind je op de website van het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk.
